10.1 Organisasjon
Økonomi
Totalt har avdelingen organisasjon et budsjett på 11,6 mill når alle årsverk er besatt. Omorganiseringen ble gjennomført pr 01.05.22, og blir derfor ikke et fullstendig budsjettår.
Regnskapsmessig er 2022 blitt justert og stillingshjemlene fordelt på når de ble ansatt. I overgangsåret er ansvarene under organisasjon:
130 personal HR ,131 IT/digitalisering, 150 serviceavdeling (nye kommmunikasjons og dokumentasjonsavdelngen)
Fra 2023 blir det:
130 Personal HR ,131 it/digitalisering, 132 kom.dok.
Drift gjennom året
Avdelingen organisasjon har vært i drift fra 01.05.22, og har hatt søkelys på å etablere seg som en avdeling utad, med tre ulike fagområder, som skal gi støtte til kommunalområdene. Intensjonen med avdeling er gi støttefunksjoner ut til innbyggere og ansatte. En stor del av jobben blir å gi støttefunksjoner ut til ledere innenfor IT, HR og annen saksbehandling slik at ledere på hver avdeling kan jobbe med sitt fagområde.
For 2022 ble fokuset å få på plass jurist og rådgiver kommunikasjon. Begge disse stillingene hadde oppstart oktober 2022. Den siste stillingen innenfor IT/digitalisering er planlagt ansatt våren 2023.
En omorganisering av en slik art og størrelse som ble gjort her, er betydelig i Bjerkreim kommune. Det ble derfor brukt tid og ressurser på å innhente kunnskap og ideer. Avdelingen reiste på studietur til Hå kommune, og fikk nyttige råd og innspill. Hå kommune organiserer seg på samme måte som Bjerkreim kommune har valgt å gjøre med stabsområder innenfor organisasjon og økonomi. Hå kommune blir innenfor dette området sett på som en fremoverlent kommune som har gjort nyttige og kloke grep innenfor kommunikasjon, HR og IT som har gitt synlige og gode resultater for de, som Bjerkreim kommune lærer av.
Konkret har avdelingen faste møter hver 14 dag der oppgaver, utfordringer og beslutninger tas på faglige vurderinger. I tillegg har kom.dok egne møter etter behov.
Avdelingen ønsker å ha et overordnet mål der service står sentralt - «hva kan vi hjelpe deg med?»
Spesielle utfordringer i året
Kommunikasjon og dokumentasjon
Avdelingen serviceavdelingen har skiftet navn til kommunikasjon og dokumentasjon. Det som er nytt i avdelingen er en nye fagstillinger innenfor jurist og en omgjort stilling til kommunikasjon. Disse to stillingene har hver for seg egne fagoppgaver som går på tvers av hele organisasjonen.
Politiske saker, planer, høringer med mer har behov for et juridisk skråblikk. Det er en stor styrke for kommunen å få en jurist blant de ansatte.
Vi ser og en klar endring i kommunikasjon både ut til innbyggere og ut til ansatte med rådgiver kommunikasjon som ble ansatt. Statistikken viser mer besøk på nettsidene og i de sosial mediene etter at innsatsen er økt.
HR/personal
Avdelingen jobber på samme måte som tidligere med to ansatte innenfor HR. Endringen er at den ene stillingen er omgjort til stabssjef organisasjon og har i tillegg til tidligere oppgaver også det overordna personal og budsjettansvaret for avdelingen organisasjon.
IT/digitalisering
Arbeidet i kommunal sektor er i størst mulig grad digitalt, det gir store utfordringer innenfor It- sikkerhet. I 2022 ble det prioritert å bytte ut brannmuren med to nye for å øke sikkerheten for alle kommunale tjenester. Det skal økes, med et allerede vedtatt årsverk, for å være i stand til å sikre og øke kompetansen innenfor et økende fagområde.
På slutten av 2022 ble det gjort en investering på å gå over på Microsoft 365. Microsoft 365 er skydrevet produktivitetsplattform som inneholder Microsoft Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive og mye mer. Det at denne totalpakken er skybasert vil si at det ikke ligger på lokal server, men i et eksternt datasenter, som også gir flere muligheter med tanke på en mer mobil, men og sikker arbeidssituasjon.
Microsoft Teams er en funksjon som har blitt en viktig del av hverdagen for mange yrkesgrupper, også for oss i Bjerkheim. Funksjonen er ikke ny, men kom for fullt i forbindelse med korona-pandemien i 2020. I Microsoft 365 ligger denne funksjonen som en standard, noe som åpner nye og mer effektive løsninger for oss.
Kommunen sitt digitale arkiveringssystem (Websak) er også besluttet om å gå over i skyløsning. Dette skjer i løpet av 2023.
10.2 Økonomiavdeling
Resultat i forhold til budsjett er bra. Avdelingen ble i 2022 splittet slik at IT kom inn under Kom/dok. I tillegg ble det på budsjett lagt inn midler til ny stilling. Disse midlene ble ikke benyttet og påvirker derfor også avdelingens regnskap. Stillingen var lagt inn i økonomiplanperioden med virkning fra 01.01.23.
Drift gjennom året
Avdelingens faglige fokus har vært å videreutvikle de mulighetene avdelingen har til å yte
«backoffice»-oppgaver til organisasjonen. Avdelingen har fokus på yte service både eksternt og internt. Eksternt har avdelingen iverksatt Min faktura. Dette gir fakturamottaker av fakturaer fra Bjerkreim kommune til å se de fakturaene som er sendt samt søke utsettelse på betaling etter visse satte regle. Fra og med 2023 gjelder dette også for kommunale avgifter hvis terminoppsettet er satt til 12 terminer.
Spisset interne rutiner slik at det skjerpe interne arbeidsprosesser og sikrer kvalitet på området og ut til mottaker.
Dette har økt avdelingens kompetanse.