Kapittel 11 kommuneloven

1 Kapittel 11 kommuneloven

1 Kapittel 11 kommuneloven

1.1 § 11-1 virkeområde

BBestemmelsene i dette kapitlet gjelder for kommunale [..] folkevalgte organer og andre kommunale organer hvis ikke annet er bestemt i lov. For styret i et kommunalt [...] foretak gjelder bare § 11-3 andre og tredje ledd, § 11-4 til § 11-7, § 11-10 og § 11-11.

Kommentar: Dette betyr at kapittel 11 gjelder for kommunestyret, formannskapet, levekårsutvalget, LMT-utvalget, felles råd, ungdomsråd, administrasjonsutvalget, klageutvalget, valgstyret, sakkyndig nemnd for eiendomsskatt, klagenemnd for eiendomsskatt og kontrollutvalget.

1.2 § 11-2 møte

Folkevalgte organer skal behandle saker og treffe vedtak i møter. Møter i folkevalgte organer skal holdes hvis ett av ffølgende vilkår er oppfylt:

a. Organet selv, kommunestyret […] vedtar det.

b. Organets leder mener det er nødvendig

c. Minst 1/3 av medlemmene krever det

Møter i folkevalgte organer ledes av organets leder eller nestleder. Hvis begge har forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. Alle medlemmer kan stille spørsmål til lederen, også om saker som ikke står på sakslisten.

Kommentar: Behandling av saker i møter er utførlig behandlet i del 2.

1.3 § 11-3 innkalling og saksliste

Lederen av et folkevalgt organ setter opp saksliste for hvert enkelt møte. Innkalling til møtet skal sendes til organets medlemmer med rimelig varsel. Innkallingen skal inneholde en liste over de sakene som skal behandles, og dokumentene i sakene. En sak skal settes på sakslisten hvis minst 1/3 av organets medlemmer krever det.

Møtet skal kunngjøres på en hensiktsmessig måte, også hvis det antas at møtet vil bli helt eller delvis lukket etter § 11-5.

Sakslisten til møtet og andre møtedokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelige for allmennheten.

Et folkevalgt organ kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som er oppført på den utsendte sakslisten.

Et folkevalgt organ kan fatte vedtak i en sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møtelederen eller minst 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det. På tilsvarende måte kan organet fatte vedtak i en sak der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, hvis ikke møtelederen eller minst 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det.

Kommentar: Rimelig varsel i 1. ledd betyr at administrasjonen sender innkallingen minst 10 dager før møtet. Administrasjonen sender innkallingen og dokumentene elektronisk til medlemmer og varamedlemmer for det aktuelle utvalget. De medlemmene som ikke ønsker dokumentene elektronisk, kan hente dem på kommunehuset. Dokumentene ligger også sammen med innkallingen på nettsiden til Bjerkreim kommune tilgjengelige for alle (utenom de som er unntatt offentlighet).

Administrasjonen kan ettersende saker dersom vi dermed unngår at utvalget må bli innkalt til et tilleggsmøte eller at saken blir til en hastesak (§ 11-8).

Administrasjonen kunngjør at det er møtet ved å legge datoer for alle utvalgsmøter i Bjerkreimsnytt. I tillegg ligger alle datoer i møtekalender på kommunens nettside.

1.4 § 11-4 møtebok

Det skal føres møtebok for møter i alle folkevalgte organer. Med unntak av delene som er unntatt fra offentlighet, skal møteboken være tilgjengelig for allmennheten. Møteboken skal inneholde opplysninger om

a. Tid og sted for møtet

b. Hvem som møtte, og hvem som var fraværende

c. Hvilke saker som ble behandlet

d. Hvilke vedtak som ble truffet

e. Avstemningsresultat

Hvis det blir vedtatt at et møte skal lukkes, skal hjemmelen for vedtaket tas inn i møteboken. Det samme gjelder for vedtak om at et medlem av organet er inhabilt eller får fritak av personlige grunner.

Kommentar: Kommunedirektøren har sekretariatsfunksjonen for kommunestyret og utvalgene. Unntaket er kontrollutvalget, der Rogaland kontrollutvalgssekretariat har sekretariatsfunksjon. Det er sekretariatet som fører møteboka.

Sekretariatet protokollerer sakene etter møtedato og saksnummer per kalenderår. Under hver sak protokollerer sekretariatet alle forslagene som blir tatt opp til avstemning. Sekretariatet protokollerer avstemningsresultat med navn og stemmegiving for hver sak.  

Er det noen som forlater eller kommer til møtet under behandling av en sak, fører sekretariatet det i møteboka slik at den viser hvem som har deltatt i behandlingen for hver enkelt sak.

Møteleder eller utvalget skal, dersom folkevalgte eller administrasjonen reiser protest mot møteleders avgjørelser, avgjøre om sekretariat skal føre tilføyinger i protokollen.  

1.5 § 11-5 møteoffentlighet

Alle har rett til å være til stede i møter i folkevalgte organer dersom ikke noe annet følger av denne paragrafen.

Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. Organet skal også vedta å lukke et møte når det behandler en sak som inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt.

Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte hvis ett av følgende vilkår er oppfylt:

a. Hensynet til personvern krever at møtet lukkes.

b. Hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier at møtet lukkes, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt fra innsyn etter offentleglova hvis de hadde stått i et dokument.

[...]

Et folkevalgt organ eller møtelederen kan vedta at en debatt om lukking av et møte skal holdes i lukket møte. En avstemning om eventuell lukking av et møte skal holdes i åpent møte.

Kommentar: Ingen kommentarer eller presiseringer

1.6 § 11-6 lyd- og bildeopptak

Hvis noen ber om det, og hvis det ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet, skal møtelederen gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter.

Kommentar: Dette gjelder for tilskuere. Bjerkreim kommune har vedtatt å strømme kommunestyremøter. Det kan etter hvert bli utvidet til å gjelde flere utvalg, men da må møtet avholdes i kommunestyresalen der strømmensutstyret er.

1.7 § 11-7 fjernmøter

Kommunestyret [...] kan selv beslutte at folkevalgte organer i kommunen [...] skal ha adgang til å holde møter som fjernmøte.

Fjernmøte innebærer at deltakerne ikke sitter i samme lokale, men at de via tekniske hjelpemidler likevel kan se, høre og kommunisere med hverandre. Kravene som ellers gjelder for møter, gjelder også for fjernmøter.

Et møte som skal lukkes etter § 11-5 andre ledd, kan ikke holdes som fjernmøte.

Departementet kan gi forskrift om krav til gjennomføring av fjernmøter, unntak fra kravet i andre ledd om at møtedeltakerne skal se hverandre og unntak fra tredje ledd.

Kommentar: I Bjerkreim kommune holder vi i utgangspunktet alle møter som fysiske møter. Kommunestyret åpner likevel i dette reglementet for at møter helt unntaksvis kan bli gjennomført som fjernmøter. Et fysisk møte blir et fjernmøte når minste ett medlem ikke fysisk sitter sammen med de andre medlemmene. Saker som skal behandles bak lukkede dører etter § 11-5 andre ledd, det vil si når det skal behandles en sak om en arbeidstakers tjenstlige forhold eller en sak som inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt, kan ikke behandles i fjernmøter. Det er lettere å drøfte og behandle saker som et kollegium når alle er fysisk samlet.

Unntaket for fjernmøter er at de gjennomføres heller enn at det blir et vedtak etter hastefullmakten i § 11- 8.

1.8 § 11-8 hastesaker

Kommunestyret [...] kan selv gi formannskapet [...], et utvalg etter § 5-7 eller ordføreren myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle ha vært avgjort av et annet organ, når det er nødvendig å treffe et vedtak så raskt at det ikke er tid til å innkalle det organet som skulle ha avgjort saken. En melding om vedtak som er truffet i medhold av første punktum, skal legges fram i det neste møtet i det organet som skulle ha avgjort saken.

Lederen av et folkevalgt organ kan beslutte å behandle en sak skriftlig eller i hastefjernmøte hvis det er påkrevd å få avgjort en sak før neste møte, og det enten ikke er tid til å holde et ekstraordinært møte, eller saken ikke er så viktig at et ekstraordinært møte anses som nødvendig.

Ved hastefjernmøte etter andre ledd kan medlemmene kalles inn til møtet med kortere frist enn etter ordinære regler. Hvis 1/3 av organets medlemmer krever det, skal saken utsettes til det kan holdes et ordinært møte.

Når en sak skal behandles skriftlig etter andre ledd, skal sakens dokumenter med forslag til vedtak sendes samtidig til alle organets medlemmer. Forslaget anses som vedtatt hvis samtlige medlemmer slutter seg til det framlagte forslaget, og til at vedtaket treffes etter skriftlig saksbehandling.

Kommentar: I delegeringsreglement har kommunestyret gitt formannskapet og ordfører hastefullmakt som nevnt i 1. ledd. Vilkåret for å kunne hastefullmakten er at det ikke er mulig å innkalle det utvalget som egentlig skulle treffe vedtaket. Det er i utgangspunktet formannskapet som skal fatte vedtaket ved behov for hasteavgjørelsen, men dersom ikke formannskapet heller kan møte, er det ordfører eller fungerende ordfører. Uansett så skal det utvalget som egentlig skulle treffe vedtaket, bli informert om vedtaket i sitt neste møte. Dette skjer i form av en referatsak.

Viktig å merke seg at en avgjørelse i en hastesak er et vedtak, ikke en praktisk gjennomføring som senere blir et vedtak når det rette organet får det framlagt. Vedtaket har samme gyldighet og rettsvirkning, men blir fattet av et organ som egentlig ikke har myndighet til det og kun kan gjøre det fordi det haster å få fattet det vedtaket.

1.9 § 11-9 vedtaksførhet og avstemninger

For at et folkevalgt organ skal kunne treffe et vedtak, må minst halvparten av medlemmene ha vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme i den aktuelle saken.

Et vedtak treffes med flertallet av de avgitte stemmene hvis ikke noe annet følger av denne loven eller av valgloven § 9-1 femte ledd. I andre saker enn de som gjelder valg, er møtelederens stemme avgjørende hvis antallet stemmer for og imot et forslag er likt.

Når økonomiplanen eller årsbudsjettet skal behandles i kommunestyret [...], skal medlemmene ved den endelige avstemningen stemme over forslaget til økonomiplan eller årsbudsjett som helhet. Hvis det er fremmet flere alternative forslag, og ingen av disse får flertall ved første gangs avstemning, skal det deretter stemmes over bare de to forslagene som fikk flest stemmer ved første gangs avstemning.

Kommentar: Det betyr at kommunestyret kan fatte vedtak selv om bare ni medlemmer er med under behandlingen (ordskifte) og avgir stemme. Da er fem stemmer nok for å få fattet vedtak. Vanligvis er enkelt flertall av stemmene nok for å få et gyldig vedtak. Unntak er dersom kommuneloven krever noe annet eller det står i valgloven § 9-1 femte ledd. Den bestemmer at det må være minst 1/3 av kommunestyrets medlemmer (seks i Bjerkreim) som må stemme for lengre åpningstid av valglokalene enn det valgstyret har bestemt.

Under vanlige avstemninger kan utvalget stemme enkeltvis over alle punktene i vedtaket. Forslaget til økonomiplan eller årsbudsjett får ikke kommunestyret dele opp i punkter, men i den endelige avstemningen må de stemme over forslaget i sin helhet.

1.10 § 11-10 inhabilitet for folkevalgte

Bestemmelsene om inhabilitet i forvaltningsloven kapittel II gjelder ved behandlingen av saker i folkevalgte organer, med de særreglene som følger av denne paragrafen.

En folkevalgt som har vært med på å forberede eller treffe vedtak i en sak som ansatt i kommunen [...], er inhabil til senere å behandle den samme saken i et folkevalgt organ i [...] kommunen [...]. Første punktum gjelder ikke når årsbudsjett, økonomiplan, kommuneplan, regional planstrategi og regional plan behandles i et folkevalgt organ.

Når en klage skal behandles etter forvaltningsloven § 28 andre ledd, er en folkevalgt som har vært med på å forberede eller treffe vedtaket, inhabil til å delta i klageinstansens behandling av vedtaket, eller i forberedelsen av saken for klageinstansen.

En folkevalgt er ikke inhabil når det skal velges personer til offentlige tillitsverv, eller når det skal fastsettes godtgjøring o.l. for slike verv.

Kommentar: Avsnitt 3 handler om klagebehandling. Bjerkreim sitt klageutvalg består av syv politikere, de samme som også sitter i formannskapet. Blir et vedtak fattet i formannskapet påklaget, kan ikke klageutvalget behandle klagen fordi de samme folkevalgte allerede har fattet vedtaket. Da blir det kommunestyret som skal behandle klagen.

1.11 § 11-11 fritak av personlige grunner

En folkevalgt kan søke om å bli fritatt fra å delta i behandlingen av en sak hvis personlige grunner tilsier fritak. Det folkevalgte organet avgjør selv om han eller hun skal fritas.

Kommentar: Ingen kommentarer eller presiseringer.

1.12 § 11-12 reglement for saksbehandling

Kommunestyret [...] fastsetter selv et reglement med nærmere regler for saksbehandlingen i folkevalgte organer.

Kommentar: Dette betyr at kommunestyret vedtar et mer utfyllende regelsett som bestemmer hvordan alle folkevalgte organ (kommunestyre, formannskap, LMT og levekårsutvalg, klageutvalg, valgstyre, kontrollutvalg, sakkyndig nemnd, klagenemnd for eiendomsskatt) og andre kommunale organ (administrasjonsutvalg, felles råd, ungdomsrådet) skal behandle sakene som blir lagt fram og tatt opp i møte.

De fleste utvalgene følger samme reglement som kommunestyret. Dette er formannskap, LMT og levekårsutvalg, klageutvalg, valgstyre, administrasjonsutvalg, sakkyndig nemnd og klagenemnd for eiendomsskatt.

Kontrollutvalg, felles råd og ungdomsråd har avvikende reglement, men de er også vedtatt av kommunestyret.

1.13 § 11-13 utvidet innsysrett for folkevalgte organer

Kommunestyret [...] har rett til innsyn i alle kommunale [...] saksdokumenter, med de begrensningene som følger av denne paragrafen. Andre folkevalgte organer har, med de samme begrensningene, rett til innsyn i alle saksdokumenter som omhandler de delene av kommunens [...] virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde.

Et folkevalgt organ kan bare få innsyn i saksdokumenter som gir kunnskap om taushetsbelagte opplysninger når det er nødvendig for behandlingen av en konkret sak, og forvaltningsloven § 13 b første ledd hjemler unntak fra taushetsplikten.

Hvis et folkevalgt organ ønsker å kreve innsyn i saksdokumenter etter første ledd, må et vedtak om å kreve innsyn treffes med minst tre stemmer eller med flertallet av de avgitte stemmene i organet. Hvis et folkevalgt organ ønsker å kreve innsyn i saksdokumenter etter andre ledd, må et vedtak om å kreve innsyn treffes med flertallet av de avgitte stemmene i organet.